Vergaberecht 6 Min. Lesezeit

Planungsleistungen richtig schätzen, damit die EU-Schwelle nicht überraschend reißt

Seit August 2023 zählen alle Planungsleistungen eines Bauvorhabens zusammen und erreichen die EU-Schwelle bei kommunalem Hochbau spürbar früher als zuvor.

Wer eine Kita, eine Schule oder eine Sporthalle plant, vergibt dafür mehrere Planungsaufträge. Seit August 2023 zählen deren Werte für die Frage der EU-Schwelle zusammen. Dadurch erreicht ein kommunales Hochbauvorhaben das europaweite Verfahren früher, als es viele aus der Vergangenheit gewohnt sind. Eine vorhabenbezogene Schätzung am Anfang verhindert die Überraschung.

1. Anlass

In der Verwaltung beginnt ein Bauvorhaben selten mit einer einzigen Vergabe. Erst kommt die Objektplanung für das Gebäude, dann die Tragwerksplanung, später die technische Ausrüstung, dazu Freianlagen und einzelne Fachplanungen. Jede dieser Leistungen wird oft getrennt beauftragt, manchmal über Monate verteilt. In den Bauämtern stellt sich dabei regelmäßig dieselbe Frage. Muss jeder Auftrag für sich auf die EU-Schwelle geprüft werden oder die Summe.

Die Antwort hat sich geändert. Eine deutsche Sonderregel in der Vergabeverordnung sah früher vor, dass bei Planungsleistungen nur gleichartige Lose zusammenzurechnen waren. Diese Regel ist weg. Ausgelöst hat die Streichung ein Vertragsverletzungsverfahren der Europäischen Kommission, die in der deutschen Sonderregel einen Verstoß gegen das europäische Vergaberecht sah.

2. Rechtslage

Seit dem 24. August 2023 ist § 3 Absatz 7 Satz 2 der Vergabeverordnung gestrichen. Damit gilt für Planungsleistungen wieder die funktionale Betrachtung. Funktionale Betrachtung bedeutet, dass alle Leistungen, die demselben Vorhaben dienen, für die Wertschätzung als ein einheitlicher Auftrag gesehen werden, unabhängig davon, ob sie technisch gleichartig sind oder von verschiedenen Büros erbracht werden. Für ein Schulgebäude sind das die Objektplanung Gebäude, die Tragwerksplanung, die technische Ausrüstung, die Freianlagen und die weiteren Fachplanungen zusammengenommen.

Maßstab ist die Auftragswertschätzung nach § 3 Absatz 1 der Vergabeverordnung. Sie verlangt eine sachkundige Prognose des voraussichtlichen Gesamtwerts vor Verfahrensbeginn. Wird dieser Gesamtwert erreicht, greift das europaweite Vergaberecht. Der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen subzentraler Auftraggeber, zu denen die Kommunen zählen, liegt 2026 bei 216.000 Euro netto. Planungsleistungen sind Dienstleistungen. Sobald sich die Honorare der einzelnen Fachplanungen eines Vorhabens zu diesem Betrag addieren, ist die Schwelle erreicht und das nationale Verfahren scheidet für die Planung als Ganzes aus.

Hier hilft eine Orientierung, die in der Fachliteratur kursiert. Als grober Anhaltspunkt wird genannt, dass die Schwelle bei Bauwerkskosten ab rund einer Million Euro reißen kann. Das ist eine Faustregel, keine gesetzliche Grenze. Maßgeblich bleibt immer die konkrete Honorarsumme des einzelnen Vorhabens, nicht ein pauschaler Bauwerkswert. Die Faustregel taugt für ein erstes Gefühl, die Vergabeakte trägt sie nicht.

Wird die Schwelle erreicht, läuft die Vergabe der Planungsleistungen nach § 74 der Vergabeverordnung, der das oberschwellige Regelverfahren für diese Leistungen vorgibt. In der Regel ist das ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Begleitend gilt das Aufteilungsverbot nach § 3 Absatz 2 der Vergabeverordnung. Es untersagt, einen einheitlichen Auftrag künstlich in kleine Stücke zu zerlegen, nur um unter der Schwelle zu bleiben. Das ist verboten. Eine Trennung in Lose ist erlaubt, wenn sachliche Gründe dafür sprechen, etwa unterschiedliche Gewerke oder Planungsphasen.

Es gibt ein geregeltes Ventil. § 3 Absatz 9 der Vergabeverordnung, die sogenannte 80/20-Regel, erlaubt es, einzelne kleine Lose unterhalb von 80.000 Euro netto national zu vergeben, obwohl der Gesamtwert die EU-Schwelle übersteigt. Voraussetzung ist, dass die Summe dieser klein vergebenen Lose 20 Prozent des geschätzten Gesamtwerts nicht übersteigt. Damit lässt sich etwa eine kleine Fachplanung pragmatisch national vergeben, ohne das ganze Vorhaben künstlich zu zerlegen.

3. Bedeutung für die Kommune

Für das Bauamt verschiebt sich der Zeitpunkt, an dem ein Vorhaben oberschwellig wird. Unter der alten getrennten Betrachtung blieb jede Fachplanung für sich oft unter der Schwelle, sodass das europaweite Verfahren bei kleineren und mittleren Hochbauvorhaben seltener anfiel. Mit der Zusammenrechnung summieren sich die Honorare schneller zum maßgeblichen Gesamtwert. Bei einer Kita, einer Schule oder einer Sporthalle kann das bedeuten, dass die Planung als Ganzes europaweit auszuschreiben ist, auch wenn kein einzelner Auftrag für sich groß wirkt.

Das hat Folgen für den Zeitplan. Ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb braucht Vorlauf, mit europaweiter Bekanntmachung, Fristen und einer förmlichen Eignungsprüfung. Wer erst beim dritten Fachplaner merkt, dass die Summe die Schwelle längst überschritten hat, hat ein Problem. Denn eine unterschwellig vergebene Leistung, die eigentlich oberschwellig gehört hätte, ist angreifbar. Dann steht die Vergabe der ganzen Planung in Frage.

Ein Einwand liegt nahe. Die Streichung der Sonderregel liegt schon einige Zeit zurück. In der Praxis ist sie längst angekommen. Das stimmt für Kommunen mit eigener Vergabestelle und regelmäßigen Hochbauvorhaben. In kleineren Gemeinden mit wenigen großen Bauprojekten pro Wahlperiode fehlt diese Routine oft. Dort taucht die Frage erst wieder auf, wenn nach Jahren das nächste große Vorhaben ansteht, und bis dahin wird das frühere Vorgehen aus der letzten Baumaßnahme häufig ungeprüft fortgeschrieben.

4. Handlungsspielraum

Der wichtigste Schritt steht ganz am Anfang. Bevor die erste Planungsleistung vergeben wird, lohnt eine vorhabenbezogene Gesamtschätzung aller voraussichtlichen Planungshonorare. Diese Schätzung gehört schriftlich in die Vergabeakte. Sie wird zur Grundlage für die Entscheidung über die Verfahrensebene und sie ist es zugleich, die der späteren rechtsaufsichtlichen Prüfung standhält, wenn die Verfahrenswahl im Nachhinein hinterfragt wird. Dokumentiert wird sie vor der ersten Vergabe.

Für die Schätzung gilt der aktuelle Schwellenwert von 216.000 Euro netto. Die nächste turnusmäßige Anpassung steht 2028 an, ihre Richtung ist offen. Ein fester Platz in der internen Beschaffungsregelung, an dem der gültige Wert vermerkt ist, hilft, den Stand nicht zu verpassen.

Die 80/20-Regel ist ein nützliches Werkzeug, wenn sie bewusst und belegt eingesetzt wird. Sie taugt nicht als verkapptes Umgehungsinstrument. Wer einzelne kleine Lose national vergibt, dokumentiert die Berechnung der 20-Prozent-Grenze nachvollziehbar in der Akte, damit die Verfahrenswahl auch bei einer späteren Prüfung Bestand hat. Eine Aufteilung in Lose ist zulässig, solange objektive Gründe sie tragen. Im Zweifel ist es ratsam, das europaweite Verfahren früh einzuplanen, statt es nachträglich heilen zu müssen. Schweizer & Partner begleitet Kommunen bei der vorhabenbezogenen Auftragswertschätzung und bei der Einordnung der Verfahrenswahl im Grenzbereich.

Zusammenfassung

Seit August 2023 zählen alle Planungsleistungen eines Bauvorhabens für die EU-Schwelle zusammen. Bei kommunalem Hochbau wird sie dadurch früher erreicht. Eine vorhabenbezogene Gesamtschätzung zu Beginn und die dokumentierte 80/20-Regel sichern die Verfahrenswahl ab.

Quellen

Zurück zur Übersicht